Aktes van je voorouders ordenen is erg belangrijk
Je aktes ordenen bij stamboomonderzoek is erg belangrijk. Want als je niet binnen een paar seconden die overlijdensakte van je overgrootvader kunt vinden, dan heb je je zaakjes niet goed op orde.
Want zodra je gaat starten met stamboomonderzoek zal je verzameling van aktes gaan groeien. Op een gegeven moment wordt je verzameling zo groot dat je het overzicht verliest. En dat is een van de grootste valkuilen.
Maar allereerst
Maak niet de fout door je aktes alleen in je genealogiesoftware programma te uploaden en ze niet apart als JPG te bewaren!
Zorg dat je dus een apart overzicht van documenten verzamelt op je eigen computer of cloud plek.
Bij stamboomonderzoek kunnen we een basisverdeling maken, met de mappen die je daarvoor aanmaakt:
- familie-gezinskaarten (FAM)
- geboorteaktes (en doop) (GEB)
- huwelijksaktes (HUW)
- overlijdensaktes (en begraven) (OVL)
De lijst is nog uit te breiden met notariële aktes, maar die komen later aan de orde.
‘Pak iets aan voordat het een probleem is. Schep orde voordat de chaos intreedt.’
Het maken van bewijzen van aktes
Vroeger toen ik mijn stamboom nog handmatig uitzocht, moest ik in het archief de gevonden aktes kopiëren (en later scannen). Tegenwoordig kunnen we de aktes op onze computerschermen ‘screenshotten‘. Daarbij is het wel belangrijk dat je genealogie software gebruikt waar je aktes per profiel kunt uploaden / toevoegen.
De benaming van de aktes
Voordat je aktes gaat benoemen, is het zeer belangrijk dat je de feiten goed controleert.
De benaming van je documenten is persoonlijk, maar ik stel deze manier voor m.b.t. sortering, ruimtewinning en overzichtelijkheid. Doe dit consequent, ongeacht wat voor soort stamboom je maakt.
- FAM Lippens x Dannenburg
– hier is geen datum, begin met dichtstbijzijnde familie-bloedlijn naam. - GEB 1928-04-06 DannenburgME, uit vEunenW
– voor sortering: jaar, maand, dag, achternaam, voorletter, moeder. - HUW 1950-04-19 LippensW x DannenburgME
– idem datum, start met familie of bloedlijn naam (of eerst man, dan vrouw)
– bij een scheiding wijzig je de X in een E. - FAM of GEZ 1900-01-10 MorisonWJ
- OVL 2003-02-24 DannenburgME, uit vEunenW
– idem datum, ik vermeld moeder met ‘uit’, of vermeld laatste echtgenoot met x LippensW
- De voorletters bewust achter de achternaam, omdat je niet goed kunt sorteren op WLippens en YLippens, maar wel op LippensW, en LippensY. Maar dat gaat alleen op als de gebeurtenis op dezelfde datum heeft plaatsgevonden (want hij sorteert toch eerst op datum).
- De data bewust met twee posities (extra 0, indien nodig), omdat je dan gelijke aantallen hebt.
- Voeg een volgnummer toe 1, 2, 3, enz. toe als je meerdere documenten hebt van één gebeurtenis, b.v. uittreksels of extracten. Als er in de akte b.v. een bijzonderheid stond zoals een kraamvrouwbekentenis, zet dan een afkorting zoals kb achter.
Het hoeven natuurlijk niet altijd aktes te zijn die je vindt, het kunnen ook andere documenten zijn. Zoals juridische documenten, vermeldingen in kranten, of registraties van kentekenplaten.
Bij meerdere bloedlijnen aparte mappen
Des te meer je gaat zoeken, des te meer documenten je zal vinden en opslaan. Een juiste naamgeving en sortering is dus zeer belangrijk.
Alle geboorteaktes in één map wordt helaas onoverzichtelijk. Daarom maak ik per bloedlijn aparte mappen.
Maak allereerst de hoofdmappen als Aktes FAM, Aktes GEB, Aktes HUW, Aktes OVL.
Dan maak je submappen met de namen van de bloedlijnen in die lijn. Uiteraard kan je deze later uitbreiden.
Aktes van aangetrouwde familie bewaar ik in de map van de gekoppelde bloedlijn.
Van een doodgeboren baby heb je alleen de melding in een overlijdensakte.
Direct naar de juiste map slepen
Zodra je een akte vindt, sla die dan direct op in de juiste map, met de juiste naamgeving. Let goed op, want als je een fout maakt door b.v. een moeilijk leesbaar handschrift, kan je die fout steeds blijven overnemen, wat anderen ook weer doen.
Download deze checklist om een overzicht te krijgen van welke aktes je wel en nog niet hebt. Als je toch een akte toch niet kunt vinden, check dan deze lijst om je verder te helpen.
Voorbeeld van een uitgebreide verzameling
Aktes ordenen is een belangrijk onderdeel bij stamboomonderzoek. Omdat ik door de jaren heen al duizenden aktes heb verzameld, heb ik mijn mappen (lees: bloedlijnen) flink moeten splitsen. Dit is een voorbeeld hoe ik het doe. Gebruik deze indeling ter inspiratie om je eigen structuur op te zetten.
Als je hulp nodig hebt bij het ordenen van aktes en fysieke documenten, lees dan mijn artikel over documenten archiveren.
Conclusie
Heb je een grote verzameling met aktes? Zorg dan dat ze de juiste benaming hebben, zodat je ze goed kunt sorteren.
