06 25000 550
PinterestLinkedinYouTubeSkypeTwitterFacebook
Yolanda Lippens
Stamboomonderzoek en voorouders
  • Stamboomonderzoek
  • Kwartierstaten
  • Columns
  • Over Yolanda Lippens
  • Contact
Menu back  

'Het leven door de ogen van een glimlach' - YL

 

Zo kan je documenten archiveren

documenten archiveren - pixabayVia mijn hulpformulier kom ik vaak in contact met mensen die vastlopen. Dan bedoel ik niet alleen met het zoeken naar een bepaald persoon, maar ook met hun werkwijze. Ze hebben namelijk totaal geen overzicht en hebben van documenten archiveren helaas nog nooit gehoord.

Daarom is mijn basis advies altijd: zorg dat je overzicht hebt van zowel je digitale documenten als je fysieke documenten.

Ik ben geen professioneel archivaris, maar ik heb wel geleerd om goed geordend te zijn. En bij een hobby als genealogie is documenten archiveren een serieus onderdeel. Dat helpt zo bij het zoeken!

Zet je eigen systeem op

Belangrijk is dat je een systeem opzet waar jij je weg in kan vinden, zodat je binnen 2 minuten die papieren overlijdensakte van je opa kan vinden. Het moet een methode zijn die bij je past.

Ik ben een voorstander van archiveren op bloedlijnen. Zoals je kunt zien hoe ik mijn digitale aktes orden, heb ik deze per bloedlijn ingedeeld. Ze staan digitaal wel in de GEB, HUW en OVL mappen, maar voor een papieren archief is dat niet handig.

‘Chaos is het woord dat we bedacht hebben voor een orde die we niet begrijpen.’
– Henry Miller, Amerikaans schrijver 1891-1980

Maak het niet te ingewikkeld

Een belangrijke tip: maak je systeem niet te ingewikkeld. Ga niet alles nummeren, en gebruik geen symbolen die alleen jij snapt. Jouw systeem moet ook voor familie toegankelijk zijn.

Download ook deze gratis Checklist om een goed overzicht te krijgen van je aktes en andere documenten.

Voorkomen van ellende

Naast het overzicht, kan je ook een hoop ellende voorkomen. Zet je spullen niet in een schuur! Denk aan vocht, zonlicht, warmte, schimmels, ongedierte; zilvervisjes vreten graag jouw kostbare papier op. Nu is het voor niet iedereen mogelijk om een grote metalen kluis te kopen, maar je kunt met onderstaande tips veel ellende voorkomen.

Maak geen gebruik van:
Maak wel gebruik van:
nietjes, want die kunnen gaan roesten (oude nietjes verwijderen)
zoveel mogelijk zuurvrij materiaal
paperclips of elastiekjes, die kunnen schade aanbrengen
voor foto’s: insteek fotoalbumpagina’s
post-its of andere plakstrips, want de lijmlaag kan loslaten
zacht potlood om foto’s te nummeren
ringbanden die schade kunnen geven (klikstopper, ring zelf)
digitale lijst met omschrijving foto’s
plastic hoezen met weekmakers
katoenen handschoenen bij kwetsbare documenten

Bekijk deze voorstellen goed en bedenk welke manier voor jou het beste werkt.

Ordners met scheidingsstroken

https://discountoffice.nl/g/scheidingsstroken/

Ordners met scheidingsstroken zijn het meest gebruikte om documenten archiveren, maar dan wel met de voorkeur voor duidelijke scheidingsstroken. Een order kun je per familienaam indelen, waarbij je in de ordner een verdeling maakt van geboorte-, huwelijks- en overlijdensaktes, en denk ook aan oude persoonsbewijzen of rijbewijzen

Het bladert lekker en je hebt goed overzicht. Als je veel informatie hebt kunnen de ordners dik worden en onhandig als je veel informatie moet ‘overhevelen’. Zorg er wel voor dat je oude documenten in een plastic insteekhoesje doet, anders kan die beschadigen door de perforaties.

Nadelen: Kwetsbaar voor stof en vocht, tenzij je documenten in plastic insteekhoesjes doet. Maar dan nog kan er wat stof inkomen.

Archiefdozen

https://discountoffice.nl/g/archiefdozen/

Archiefdozen zijn van licht karton, handig als je veel papieren van hetzelfde formaat wil en kan bundelen. Je moet deze dan wel weer gezamenlijk bundelen met archiefbeugels, anders wordt het alsnog een zooitje. Je kunt er ook kleine losse dingen in bewaren, zoals een persoonsbewijs. Op de rug kan je de familienaam schrijven.

Je kunt ze ook als ‘papierbox’ verkrijgen met een deksel, dan wordt het een soort van nette schoenendoos. Maar je hebt ook archiefdozen waar je weer ordners in kan bewaren. Als je ze niet gebruikt kan je ze weer uitvouwen zodat ze geen ruimte innemen.

Nadelen: Het in elkaar vouwen kan een klusje zijn, kunnen scherpe randen hebben. Kwetsbaar voor vocht, brand en zilvervisjes.

Stapelcassettes

https://discountoffice.nl/g/pasdozen/

Stapelcassettes zijn van plastic en stapelbaar. Hier kan je papieren in archiveren die je weer snel kan terugvinden. Je kunt er stapeltjes met gebundelde papieren indoen, of zelfs insteekhoesjes en snelhechters. Deze dichte bakjes hebben wel de voorkeur boven open brievenbakjes.

Er zijn verschillende soorten van lades, zo heb je ook b.v. een geintegreerd systeem. Hou rekening met de breedte van het laadje. Als je gebruik maakt van scheidingsstroken zal je die moeten omvouwen.

Op de voorkant kan je een sticker plakken met de familienaam. De stapelcassettes kunnen tegen vocht, zijn stofvrij en sterk.

Nadelen: zijn wat duurder, nemen ruimte in. Als je het laadje er uit kan halen is dat een voordeel, anders moet je de hele inhoud er eerst uithalen.

Hangmappen

https://discountoffice.nl/g/hangmap-opbergsystemen/

Hangmappen zijn er in verschillende uitvoeringen, zelfs compleet in een kofferset met deksel, of rollende kastjes met uittreklades, in alle maten van klein tot groot.

Je kunt per familienaam een hangmap maken waar je alle documenten in doet. Het is handig dat je de inhoud met een greep eruit kan halen. Documenten kunnen in plastic, insteekhoesjes of snelhechters in de hangmap.

Vroeger had ik een heel systeem met hangmappen voor van alles en nog wat (verzekeringen, magazines). Maar uiteindelijk nam het teveel ruimte in en werd het tegelijkertijd te klein voor mijn toepassing.

Nadelen: Als je hangmap of lade open blijft staan, is het stof gevoelig en kwetsbaar voor vocht. Ondanks de verschillende maten kunnen de mappen te smal worden voor de hoeveelheid documenten.

Kaartenbak

https://discountoffice.nl/g/kaartenbakken/filter/A4/

Kaartenbakken lijken op hangmappen, maar je hebt de vrije ruimte om documenten te bewaren. Je kunt per tabblad alles onderverdelen, b.v. per familienaam en die onderverdelen in GEB, HUW, OVL of andere documenten die je hebt, zoals een poezie album.

Je kunt het ook omdraaien, maak een kaartenbak met alleen geboorte aktes, en verdeel die onder in de familienamen. Echter kan je dan op een gegeven moment een ruimte probleem krijgen. De kaartenbakken zijn stapelbaar. Koop wel een kaartenbak met deksel, anders wordt het een stofnest.

Nadelen: Kunnen veel ruimte innemen maar zijn wel onderling apart te verplaatsen. Stapel niet te hoog, want de opening zit aan de bovenkant.

Note: Ik ontvang geen korting of commissie bij deze kantoorwinkel, ik adviseer deze webshop alleen omdat ik de site erg overzichtelijk vind en het aanbod groot is.

Heb je documenten zoals historische kaarten? Koop hier dan speciale kokers voor zodat je ze stofvrij kunt bewaren, of lijst ze mooi in.

Wat werkt voor jou?

Ik hoop dat deze tips je verder brengen. Bekijk welke manier van documenten archiveren voor jou het beste werkt. Het kan best een financiele investering zijn, maar een hobby kost nou eenmaal geld. Daarbij zal je er zeker baat bij hebben door veel overzichtelijker te gaan werken.

Als jouw gekozen manier uiteindelijk niet werkt, schroom er dan niet voor om de boel om te gooien. het zal even een klusje zijn, maar het zal je uiteindelijk alleen maar voordelen opleveren.

Verder…

Doe gratis mee met het Stamboomforum
Huwelijken tussen neven en nichten
Familieverhaal schrijven, de ultieme tips
Oude videobeelden van Amsterdam
Hoe zit het met de oude maandnamen?
20 vragen en gouden tips
Paniek door de nieuwe kalender!
Was jouw voorvader een poorter?
Schrijf je die naam met een Y of IJ?
Een familiereunie organiseren doe je zo
Over software en GEDCOM bestanden
Baby’s die vondeling waren
TV serie ‘Who Do You Think You Are’
Zoeken in de Ommerschans Zoeken naar katholieke Zouaven Zoeken naar Zeeuwen Zoeken naar onze Verzetshelden Zoeken in notariele archieven Zoeken naar varende VOC voorouders Zoeken naar huwelijksbijlagen

 

Heb je opmerkingen over dit artikel? Reageer dan op Facebook | Twitter | Pinterest | Contactformulier

Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte

Je ontvangt maandelijks nieuwe artikelen
Download gratis de akte checklist

Download gratis de akte checklist

Tip: Zo gebruik je de akte checklist
Yolanda Lippens

Ik schrijf over dingen waar ik blij van word. Over stamboomonderzoek, voorouders, geschiedenis, en mijn leven. Alles educatief en oplossingsgericht bedoeld. Want ook daar word ik gelukkig van. Mijn privé columns zijn korte waargebeurde verhalen. Maar dan wel met een vleugje drama en gedrenkt in humor. Zo ben ik dan ook wel weer.

https://www.yory.nl

Volg Yory op Facebook

Yolanda Lippens op Facebook

Ga direct op zoek naar je voorouders


scans vinden stamboom
Automatisch scans vinden voor je stamboom
9 december 2019
smart matches yolanda-lippens-yory
Zijn Smart Matches wel zo ‘smart’?
8 december 2019
Flickr Frans Berkelaar Verborgen verleden nederland
TV serie ‘Verborgen verleden van Nederland’
7 december 2019
kranten zoeken delpher
Zoeken in kranten en tijdschriften met Delpher
6 december 2019
handleiding bevolkingsregister - pixabay
Handleiding voor het bevolkingsregister
5 december 2019
pixabay-4424190 dna test voorouders
Voorouders zoeken met een DNA test??
30 november 2019
Pixabay-Justitia-yolanda-lippens-yory1
Juridische hulp en rechtspraak bij stamboom onderzoek
27 november 2019
Ontdek waar jouw voorouders woonden
25 november 2019
Handleiding voor het overlijdensregister
25 november 2019
De eigenwijze ballonnen van mijn moeder
25 november 2019
Was jouw voorouder een onwettig kind?
25 november 2019
Mijn lieve, grote, grappige en gekke zus Wilma
22 november 2019
gallery-2948052-Alexas-pixabay
Hoe kun je het beste foto’s ordenen?
22 november 2019
mindmap
Zo krijg je overzicht met een mindmap
22 november 2019
1965-mrt-yolanda-lippens-yory
De geboorteaangifte van de naam Yolanda
19 november 2019
Levende foto’s, alsof je nooit bent weggeweest
19 november 2019
Van klein naar groot dankzij mijn zus
19 november 2019
Mijn geliefde en magische goocheloom
19 november 2019
Ojee, ik heb een borrelende baarmoeder
19 november 2019
kleutergebrabbel
Kleutergebrabbel op oom- en tantedag
19 november 2019
Blijf op de hoogte
Blijf op de hoogte
aangetrouwde familie - pixabay pixabay-4424190-yolanda-lippens-yory dna test voorouders familie interview - pixabay cellulaire herinneringen - pixabay pixabay.com simple - pixabay Bidprentje van mijn moeder Rie Lippens-Dannenburg feiten - pixabay boeven - pixabay vragen familie interview - pixabay familie uitje - pexels free photo y of ij? stamboom gegevens - pixabay handleiding geboorteregister - pixabay napoleon - pixabay controleren - pixabay scans vinden stamboom archiveren - pixabay juridisch-rechtspraak-Yolanda-lippens-yory verborgern verleden nederland handleiding bevolkingsregister - pixabay beroepen - pixabay kranten zoeken delpher edeloudvader - pixabay voornamen - pixabay bronnen - pixabay genealogie woordenboek - pixabay
  • De eigenwijze ballonnen van mijn moeder
    25 november 2019
  • Mijn lieve, grote, grappige en gekke zus Wilma
    22 november 2019

Ik onderzoek de namen: Lippens, Claeys, Krull, Morison, Mooij, Schef, te Winkel, Weemeijer, Aeijelts, Biekart, Dannenburg, van Eunen, Theunis, Schieveen, Sigterman, Vransen, Wortman

  • scans vinden stamboom
    Automatisch scans vinden voor je stamboom
    9 december 2019
  • smart matches yolanda-lippens-yory
    Zijn Smart Matches wel zo ‘smart’?
    8 december 2019
  • Flickr Frans Berkelaar Verborgen verleden nederland
    TV serie ‘Verborgen verleden van Nederland’
    7 december 2019
  • kranten zoeken delpher
    Zoeken in kranten en tijdschriften met Delpher
    6 december 2019
  • handleiding bevolkingsregister - pixabay
    Handleiding voor het bevolkingsregister
    5 december 2019
  • pixabay-4424190 dna test voorouders
    Voorouders zoeken met een DNA test??
    30 november 2019
  • Pixabay-Justitia-yolanda-lippens-yory1
    Juridische hulp en rechtspraak bij stamboom onderzoek
    27 november 2019
  • Ontdek waar jouw voorouders woonden
    25 november 2019
  • Handleiding voor het overlijdensregister
    25 november 2019
  • De eigenwijze ballonnen van mijn moeder
    25 november 2019
  • Was jouw voorouder een onwettig kind?
    25 november 2019
  • Mijn lieve, grote, grappige en gekke zus Wilma
    22 november 2019
  • gallery-2948052-Alexas-pixabay
    Hoe kun je het beste foto’s ordenen?
    22 november 2019
  • mindmap
    Zo krijg je overzicht met een mindmap
    22 november 2019
  • 1965-mrt-yolanda-lippens-yory
    De geboorteaangifte van de naam Yolanda
    19 november 2019
  • Levende foto’s, alsof je nooit bent weggeweest
    19 november 2019
  • Van klein naar groot dankzij mijn zus
    19 november 2019
  • Mijn geliefde en magische goocheloom
    19 november 2019
  • Ojee, ik heb een borrelende baarmoeder
    19 november 2019
  • kleutergebrabbel
    Kleutergebrabbel op oom- en tantedag
    19 november 2019
  • Dan ben je ineens geen kind meer
    18 november 2019
  • voorouders eren - pixabay
    Je voorouders eren is een absolute must
    7 november 2018
  • Dankbaar dat ik een stamboom heb
    6 november 2018
  • De mega collectie van de stamboomgids
    4 oktober 2018
  • Vragenlijst om je stamboom te interpreteren
    8 september 2018
  • wanted - pixabay
    Mijn nog te vinden voorouders, wie helpt mij?
    27 augustus 2018
  • Wat je moet weten over huwelijksbijlagen
    1 juni 2018
  • bron: OCD
    Historische kaarten in het kadaster archief
    12 mei 2018
  • Varende voorouders bij de VOC vinden
    11 mei 2018
  • notariele aktes pixabay
    Door notariele archieven struinen voor je stamboom
    10 mei 2018
  • Hoe zit het met een huwelijk tussen neef en nicht?
    5 mei 2018
  • Verzetshelden uit de Tweede Wereldoorlog vinden
    28 april 2018
  • Wat als er een vondeling in de familie zit?
    15 april 2018
  • De Mormonen en stamboom onderzoek
    14 april 2018
  • Vriendenboekjes en poezie albums
    10 april 2018
  • Het weer van vroeger en onze voorouders
    9 april 2018
  • y of ij?
    Schrijf je die naam met Y of IJ?
    9 februari 2018
  • oude maandnamen
    Oude maandnamen in DTB-boeken
    4 februari 2018
  • documenten archiveren - pixabay
    Zo kan je documenten archiveren
    18 januari 2018
  • Doe gratis mee op een stamboomforum
    18 januari 2018
Yolanda Lippens

Ik schrijf over dingen waar ik blij van word. Over stamboomonderzoek, voorouders, geschiedenis, en mijn leven. Alles educatief en oplossingsgericht bedoeld. Want ook daar word ik gelukkig van. Mijn privé columns zijn korte waargebeurde verhalen. Maar dan wel met een vleugje drama en gedrenkt in humor. Zo ben ik dan ook wel weer.

https://www.yory.nl
Blijf op de hoogte van nieuwe artikelen
Blijf op de hoogte
© Yolanda Lippens | Alle rechten voorbehouden | All rights reserved

Disclaimer | Privacyverklaring | Photo Credits | Sitemap | Contact