Ben jij goed in het archiveren van je documenten voor je stamboom? Niet veel mensen zijn daar goed in.
Via mijn hulpformulier kom ik vaak in contact met mensen die vastlopen. Dan bedoel ik niet alleen met het zoeken naar een bepaald persoon, maar ook met hun werkwijze. Ze hebben door de jaren heen een fikse verzameling opgebouwd, wat inmiddels een chaos is geworden.
Documenten archiveren?
Ze hebben totaal geen overzicht en hebben van documenten archiveren helaas nog nooit gehoord. Daarom is mijn basis advies altijd: zorg dat je overzicht hebt van zowel je digitale documenten als je fysieke documenten.
Ik ben geen professioneel archivaris, maar ik heb wel geleerd om goed geordend te zijn. En bij een hobby als genealogie is documenten archiveren een serieus onderdeel. Dat helpt zo bij het zoeken!
Zet je eigen archiefsysteem op
Belangrijk is dat je een systeem opzet waar jij je weg in kan vinden, Zodat je binnen 2 minuten die papieren overlijdensakte van je opa kan vinden. Het moet een methode zijn die bij je past.
‘Chaos is het woord dat we bedacht hebben voor een orde die we niet begrijpen.’
Ik ben een voorstander van archiveren op bloedlijnen. Zoals je kunt zien hoe ik mijn digitale aktes orden, heb ik deze per bloedlijn ingedeeld. Ze staan digitaal wel in de GEB, HUW en OVL mappen, maar voor een papieren archief is dat niet handig.
Maak het niet te ingewikkeld
Een belangrijke tip: maak je systeem niet te ingewikkeld. Ga niet alles nummeren, en gebruik geen symbolen die alleen jij snapt. Jouw systeem moet ook voor familie toegankelijk zijn. Download ook deze gratis Checklist om een goed overzicht te krijgen van je aktes en andere documenten.
Voorkomen van ellende
Naast het overzicht, kan je ook een hoop ellende voorkomen. Zet je spullen niet in een schuur! Denk aan vocht, zonlicht, warmte, schimmels, ongedierte; en vooral zilvervisjes vreten graag jouw kostbare papier op.
Nu is het voor niet iedereen mogelijk om een grote metalen kluis te kopen, maar je kunt met onderstaande tips veel ellende voorkomen.
Maak géén gebruik van | Maak wél gebruik van |
|---|---|
nietjes, want die kunnen gaan roesten (oude nietjes verwijderen) | zoveel mogelijk zuurvrij materiaal |
paperclips of elastiekjes, die kunnen schade aanbrengen | voor foto’s: insteek fotoalbumpagina’s |
post-its of andere plakstrips, want de lijmlaag kan loslaten | zacht potlood om foto’s te nummeren |
ringbanden die schade kunnen geven (klikstopper, ring zelf) | digitale lijst met omschrijving foto’s |
plastic hoezen met weekmakers | katoenen handschoenen bij kwetsbare documenten |
Bekijk deze voorstellen goed en bedenk welke manier voor jou het beste werkt.
Ordners met scheidingsstroken
Ordners met scheidingsstroken zijn het meest gebruikte om documenten archiveren, maar dan wel met de voorkeur voor duidelijke scheidingsstroken. Een order kun je per familienaam indelen, waarbij je in de ordner een verdeling maakt van geboorte-, huwelijks- en overlijdensaktes, en denk ook aan oude persoonsbewijzen of rijbewijzen
Het bladert lekker en je hebt goed overzicht. Als je veel informatie hebt kunnen de ordners dik worden en onhandig als je veel informatie moet ‘overhevelen’. Zorg er wel voor dat je oude documenten in een plastic insteekhoesje doet, anders kan die beschadigen door de perforaties.
Nadelen: Kwetsbaar voor stof en vocht, tenzij je documenten in plastic insteekhoesjes doet. Maar dan nog kan er wat stof inkomen.
Archiefdozen
Archiefdozen zijn van licht karton, handig als je veel papieren van hetzelfde formaat wil en kan bundelen. Je moet deze dan wel weer gezamenlijk bundelen met archiefbeugels, anders wordt het alsnog een zooitje.
Je kunt er ook kleine losse dingen in bewaren, zoals een persoonsbewijs. Op de rug kan je de familienaam schrijven. Je kunt ze ook als ‘papierbox’ verkrijgen met een deksel, dan wordt het een soort van nette schoenendoos.
Maar je hebt ook archiefdozen waar je weer ordners in kan bewaren. Als je ze niet gebruikt kan je ze weer uitvouwen, zodat ze geen ruimte innemen.
Nadelen: Het in elkaar vouwen kan een klusje zijn, kunnen scherpe randen hebben. Kwetsbaar voor vocht, brand en zilvervisjes.
Stapelcassettes
Stapelcassettes zijn van plastic en stapelbaar. Hier kan je papieren in archiveren die je weer snel kan terugvinden. Je kunt er stapeltjes met gebundelde papieren in doen, of zelfs insteekhoesjes en snelhechters. Deze dichte bakjes hebben de voorkeur boven open brievenbakjes.
Er zijn verschillende soorten van lades, zo heb je ook b.v. een geïntegreerd systeem. Hou rekening met de breedte van het laadje. Als je gebruik maakt van scheidingsstroken zal je die moeten omvouwen.
Op de voorkant kan je een sticker plakken met de familienaam. De stapelcassettes kunnen tegen vocht, zijn stofvrij en sterk.
Nadelen: zijn wat duurder, nemen ruimte in. Als je het laadje er uit kan halen is dat een voordeel, anders moet je de hele inhoud er eerst uithalen.
Hangmappen
Hangmappen zijn er in verschillende uitvoeringen, zelfs compleet in een kofferset met deksel, of rollende kastjes met uittreklades, in alle maten van klein tot groot. Je kunt per familienaam een hangmap maken waar je alle documenten in doet. Het is handig dat je de inhoud met een greep eruit kan halen.
Documenten kunnen in plastic, insteekhoesjes of snelhechters in de hangmap. Vroeger had ik een heel systeem met hangmappen voor van alles en nog wat (verzekeringen, magazines). Maar uiteindelijk nam het teveel ruimte in en werd het tegelijkertijd te klein voor mijn toepassing.
Nadelen: Als je hangmap of lade open blijft staan, is het stof gevoelig en kwetsbaar voor vocht. Ondanks de verschillende maten kunnen de mappen te smal worden voor de hoeveelheid documenten.
Kaartenbak
Kaartenbakken lijken op hangmappen, maar je hebt de vrije ruimte om documenten te bewaren. Je kunt per tabblad alles onderverdelen, b.v. per familienaam en die onderverdelen in GEB, HUW, OVL of andere documenten die je hebt, zoals een poëzie album.
Je kunt het ook omdraaien, maak een kaartenbak met alleen geboorteaktes, en verdeel die onder in de familienamen. Echter kan je dan op een gegeven moment een ruimte probleem krijgen. De kaartenbakken zijn stapelbaar. Koop wel een kaartenbak met deksel, anders wordt het een stofnest.
Nadelen: Kunnen veel ruimte innemen, maar zijn wel onderling apart te verplaatsen. Stapel niet te hoog, want de opening zit aan de bovenkant.
Note: Ik ontvang geen korting of commissie bij deze kantoorwinkel, ik adviseer deze webshop alleen omdat ik de site erg overzichtelijk vind en het aanbod groot is.
Heb je documenten zoals historische kaarten? Koop hier dan speciale kokers voor, zodat je ze stofvrij kunt bewaren, of lijst ze mooi in.
Wat werkt voor jou?
Bekijk welke manier van documenten archiveren voor jou het beste werkt. Het kan best een financiële investering zijn, maar een hobby kost nou eenmaal geld. Daarbij zal je er zeker baat bij hebben door veel overzichtelijker te gaan werken.
Als jouw gekozen manier uiteindelijk niet werkt, schroom er dan niet voor om de boel om te gooien. het zal even een klusje zijn, maar het zal je uiteindelijk alleen maar voordelen opleveren.
Rechtspraak in Nederland | Het jonge Flevolands Archief | Oude foto's vinden | Levensloop terug in de tijd
