Zo kan je documenten archiveren

Ordners met scheidingsstroken zijn het meest gebruikte om documenten archiveren, maar dan wel met de voorkeur voor duidelijke scheidingsstroken. Een order kun je per familienaam indelen, waarbij je in de ordner een verdeling maakt van geboorte-, huwelijks- en overlijdensaktes, en denk ook aan oude persoonsbewijzen of rijbewijzen

Het bladert lekker en je hebt goed overzicht. Als je veel informatie hebt kunnen de ordners dik worden en onhandig als je veel informatie moet ‘overhevelen’. Zorg er wel voor dat je oude documenten in een plastic insteekhoesje doet, anders kan die beschadigen door de perforaties.

Nadelen: Kwetsbaar voor stof en vocht, tenzij je documenten in plastic insteekhoesjes doet. Maar dan nog kan er wat stof inkomen.

Archiefdozen zijn van licht karton, handig als je veel papieren van hetzelfde formaat wil en kan bundelen. Je moet deze dan wel weer gezamenlijk bundelen met archiefbeugels, anders wordt het alsnog een zooitje. Je kunt er ook kleine losse dingen in bewaren, zoals een persoonsbewijs. Op de rug kan je de familienaam schrijven.

Je kunt ze ook als ‘papierbox’ verkrijgen met een deksel, dan wordt het een soort van nette schoenendoos. Maar je hebt ook archiefdozen waar je weer ordners in kan bewaren. Als je ze niet gebruikt kan je ze weer uitvouwen zodat ze geen ruimte innemen.

Nadelen: Het in elkaar vouwen kan een klusje zijn, kunnen scherpe randen hebben. Kwetsbaar voor vocht, brand en zilvervisjes.

Stapelcassettes zijn van plastic en stapelbaar. Hier kan je papieren in archiveren die je weer snel kan terugvinden. Je kunt er stapeltjes met gebundelde papieren indoen, of zelfs insteekhoesjes en snelhechters. Deze dichte bakjes hebben wel de voorkeur boven open brievenbakjes.

Er zijn verschillende soorten van lades, zo heb je ook b.v. een geïntegreerd systeem. Hou rekening met de breedte van het laadje. Als je gebruik maakt van scheidingsstroken zal je die moeten omvouwen.

Op de voorkant kan je een sticker plakken met de familienaam. De stapelcassettes kunnen tegen vocht, zijn stofvrij en sterk.

Nadelen: zijn wat duurder, nemen ruimte in. Als je het laadje er uit kan halen is dat een voordeel, anders moet je de hele inhoud er eerst uithalen.

Hangmappen zijn er in verschillende uitvoeringen, zelfs compleet in een kofferset met deksel, of rollende kastjes met uittreklades, in alle maten van klein tot groot.

Je kunt per familienaam een hangmap maken waar je alle documenten in doet. Het is handig dat je de inhoud met een greep eruit kan halen. Documenten kunnen in plastic, insteekhoesjes of snelhechters in de hangmap.

Vroeger had ik een heel systeem met hangmappen voor van alles en nog wat (verzekeringen, magazines). Maar uiteindelijk nam het teveel ruimte in en werd het tegelijkertijd te klein voor mijn toepassing.

Nadelen: Als je hangmap of lade open blijft staan, is het stof gevoelig en kwetsbaar voor vocht. Ondanks de verschillende maten kunnen de mappen te smal worden voor de hoeveelheid documenten.

Kaartenbakken lijken op hangmappen, maar je hebt de vrije ruimte om documenten te bewaren. Je kunt per tabblad alles onderverdelen, b.v. per familienaam en die onderverdelen in GEB, HUW, OVL of andere documenten die je hebt, zoals een poezie album.

Je kunt het ook omdraaien, maak een kaartenbak met alleen geboorte aktes, en verdeel die onder in de familienamen. Echter kan je dan op een gegeven moment een ruimte probleem krijgen. De kaartenbakken zijn stapelbaar. Koop wel een kaartenbak met deksel, anders wordt het een stofnest.

Nadelen: Kunnen veel ruimte innemen maar zijn wel onderling apart te verplaatsen. Stapel niet te hoog, want de opening zit aan de bovenkant.