Je eerste archiefbezoek, hoe kan je je goed voorbereiden?
Misschien vind je het spannend, zo’n eerste keer in het archief, of je bent juist razend enthousiast en nieuwsgierig. Iedereen heeft zijn of haar eigen ervaring bij het eerste bezoek aan een archief. Zelf ben ik inmiddels al vaker in de studiezaal van een archief geweest, zowel in Nederland als België. Op basis van mijn eigen ervaringen deel ik je mijn meest nuttige tips, zodat je goed voorbereid naar het archief gaat.
Voorafgaand aan je bezoek
Het belangrijkste dat ik je wil meegeven, is om nooit zonder afspraak en onvoorbereid naar het archief te gaan. Bij veel archieven is het namelijk zo, dat de archiefstukken uit een depot op een andere locatie moeten komen of dat stukken enkel op bepaalde uren van de dag worden opgehaald uit het depot. Als je dan geen archiefstukken hebt gereserveerd, heb je die dag niets om in te zien of moet je een aantal uur wachten tot de stukken uit het depot zijn opgehaald.
Om je goed op je bezoek aan het archief voor te bereiden, heb ik de volgende tips voor je:
- Vraag archiefstukken die je wil inzien van tevoren aan, soms kan dit vanuit het archiefsysteem, in andere gevallen kan je een mailtje sturen
- Maak voor jezelf een overzicht van de aangevraagde inventarisnummers en de informatie die je daarin wil (proberen te) vinden, anders vergeet je tijdens je bezoek wellicht wat je erin wilde opzoeken of weet je niet meer in welk inventarisnummer je wat wil opzoeken
- Neem op de dag van je bezoek je overzicht, een potlood (pen mag niet) en papier of je laptop mee, zodat je ter plaatse aantekeningen kan maken
- Vergeet ook niet je telefoon of een fotocamera mee te nemen, zodat je foto’s kan maken van de stukken
In de studiezaal van het archief
Als je bij het archief bent aangekomen, meld je je netjes bij de balie, waar de studiezaalmedewerker je enkele tips en aanwijzingen zal geven. In veruit de meeste archieven gelden in ieder geval de volgende huisregels voor de studiezaal: jassen en tassen opbergen, géén eten en drinken in de studiezaal, niet of met zacht volume praten, niet op archiefstukken leunen en bij voorkeur één doos met archiefstukken tegelijk openen en de stukken in dezelfde volgorde terug in de doos plaatsen.
‘Door je niet voor te bereiden, bereid je je voor om te falen.‘
Om het raadplegen van de archiefstukken in de studiezaal zo goed mogelijk te laten verlopen, heb ik de volgende tips voor je:
- Neem je overzicht met aangevraagde inventarisnummers mee naar de studiezaal en je laptop of potlood en papier
- Vergeet niet om ook je telefoon of fotocamera mee naar de studiezaal te nemen
- Maak zo veel als mogelijk foto’s van alle archiefstukken met een telefoon of camera, zodat je thuis verder onderzoek kan doen
- Probeer het onderzoeken en analyseren van de archiefstukken zo veel als mogelijk thuis te doen, zeker als het archief bepaald niet om de hoek is of als je geen tijd hebt snel weer langs te komen, zo weet je zeker dat je alle informatie hebt verzameld
Documenteren en verslagleggen
Wanneer je archiefbezoek er weer op zit en je hoofd vol gedachten, ideeën en nieuwe aanknopingspunten zit, is het een goed moment om dit nog even vast te leggen. Je kan onder meer het volgende doen:
- Als je aantekeningen op je overzicht hebt gemaakt, bijvoorbeeld met nieuwe aanknopingspunten, berg je overzicht dan netjes in een snelhechter of map op
- Mocht je nog geen aantekeningen hebben gemaakt, hou deze dan bij in een dagboek of Word-document
- Download de gemaakte foto’s naar je computer en sla de foto’s, samen met je aantekeningen, netjes op in een mapje
Conclusie
Zorg dus dat je altijd voorbereid naar een archief toe gaat. Zo kan je namelijk veruit het meeste uit je bezoek halen. Vergeet bovendien tijdens je bezoek niet om aantekeningen en foto’s van de archiefstukken te maken, zodat je thuis verder onderzoek kan doen.
Lees ook
Je eerste archiefbezoek, hoe kan je je goed voorbereiden?
Zoek op Yory.nl