Op de site van het archief vind je meer

Waarom je op de site van het archief meer vindt dan bij Open Archieven of WieWasWie

Platforms als Open Archieven of WieWasWie verdienen veel lof. Ze maken het namelijk mogelijk om regio-overstijgend te zoeken., want zonder deze platforms zou je de site van elk archief afzonderlijk moeten raadplegen. Toch kennen deze platforms ook hun beperkingen. Ze zijn namelijk niet altijd volledig en actueel. Je kan daarom het beste ook altijd op de site van het archief zelf kijken. Dit is waarom.

Niet altijd volledig en actueel

Platforms als Open Archieven en WieWasWie zijn niet altijd volledig en actueel, en dat komt door het volgende. De archieven in Nederland werken namelijk met verschillende (collectiebeheer)systemen. Stadsarchief Amsterdam en Regionaal Archief Zutphen maken bijvoorbeeld gebruik van Memorix. Bij dit systeem is het mogelijk om alle geïndexeerde gegevens uit bronnen automatisch op te halen en in te laden op Open Archieven of WieWasWie. De gegevens van deze archieven zijn dus altijd volledig en actueel.

Anders is dit bij archieven die werken met MAIS-Flexis (het meest gebruikte systeem in Nederland, bijvoorbeeld gebruikt door het Noord-Hollands Archief, Haags Gemeentearchief en RHC Eindhoven) en Atlantis (bijvoorbeeld gebruikt door het Regionaal Archief Nijmegen en Stadsarchief Delft). Bij deze systemen is het niet mogelijk om de geïndexeerde gegevens uit bronnen automatisch op te halen en in te laden op Open Archieven of WieWasWie.

Met andere woorden, dit vraagt van Open Archieven of WieWasWie een proactieve inspanning om ieder (half) jaar deze gegevens opnieuw bij de betreffende archieven op te vragen, zodat de gegevens op deze platforms volledig en actueel blijven. Het indexeren van gegevens uit bronnen bij archieven gaat namelijk het hele jaar door. Platforms als Open Archieven en WieWasWie kunnen er natuurlijk niets aan doen, dat archieven gebruikmaken van systemen die de geïndexeerde gegevens niet automatisch kunnen ophalen, dit ligt bij de producenten van deze systemen.

Kritische houding

Wil je niet regio-overstijgend zoeken, maar probeer je vooral meer over je voorouders te ontdekken, dan is het hierom absoluut de moeite om ook de website van het archief zelf te gebruiken. Daar vind je soms namelijk meer dan op een platform als Open Archieven of WieWasWie. Overigens betekent dat niet dat de gegevens op de site van het archief wel helemaal volledig zijn.

Zoals gezegd, gaat het indexeren van gegevens uit bronnen bij archieven het hele jaar door. Dit betekent dus dat verschillende bronnen nog lang niet (volledig) geïndexeerd zijn. Het Stadsarchief Amsterdam heeft de burgerlijke stand bijvoorbeeld nog helemaal niet geïndexeerd, al vind je wel indexen hiervan op FamilySearch.

Kun je iemand niet op Open Archieven of WieWasWie of op de site van het archief terugvinden, dan betekent het dus nog niet dat de gegevens er niet zijn. Soms is een bron eenvoudigweg (nog) niet geïndexeerd.

Waarom je op de site van het archief meer vindt dan bij Open Archieven of WieWasWie