Een archieftoegang is meer dan alleen inventarisnummers

Waarschijnlijk heb je al eens of vaker in een archieftoegang (ook inventaris genoemd) gebladerd.

Bijvoorbeeld om inventarisnummers te noteren of aan te vragen die je in de studiezaal wil inzien, of om gewoon eens te kijken of er voor jou interessante stukken tussen zitten.

Wat je misschien niet wist, is dat zo’n archieftoegang, of althans de inleiding daarop of achtergrondinformatie daarbij, jou een hele hoop nuttige informatie kan verschaffen, waarvoor je anders zelf de literatuur in zou moeten duiken.

Historische achtergrond

Soms bevat zo’n archieftoegang, ook wel “inleiding”, “beschrijving van het archief” of “archiefvorming” genoemd, een historische achtergrond van het onderwerp waarbinnen de archieftoegang kadert. Deze is dan door een archivaris opgemaakt op basis van historische of vakliteratuur.

Voorbeelden waaraan je kan denken zijn bijvoorbeeld een schets van de ontwikkeling van het kadaster in Nederland sinds de Franse tijd tot de vorige eeuw of de evolutie van het Belgische gevangeniswezen doorheen de voorbije eeuwen.

Wat je ook nog kan aantreffen in zo’n historische achtergrond, zijn bijvoorbeeld de regels en gebruiken ten aanzien van de procesgang bij bijvoorbeeld rechtbanken en gerechtshoven. De procesgang veranderde namelijk wel vaker doorheen de tijd. Of je vindt er instructies hoe je de toegang dient te raadplegen.

Geschiedenis van de archiefvormer

Naast zo’n meer algemene historische achtergrond bij de archieftoegang, bevat zo’n toegang vaak ook een beknopte of soms zelfs uitgebreide geschiedenis van de archiefvormer, de persoon of de instelling die de archiefstukken heeft verzameld of bijeen gebracht voordat het naar het archief werd overgebracht.

Deze geschiedenis van de archiefvormer kan je bijvoorbeeld een beeld geven van de ontwikkeling van een bedrijf dat een groeispurt maakte en uiteindelijk failliet ging of van de belangrijkste tradities binnen een religieuze vereniging.

Geschiedenis van het archief

Verder bevat zo’n archieftoegang regelmatig ook een stukje historische achtergrond bij de archiefstukken of de archieftoegang zelf. Veel archieftoegangen zijn doorheen de jaren gegroeid, doordat de archiefvormer zo nu en dan extra stukken naar het archief liet overbrengen.

Vaak ook is zo’n archief al niet meer geheel compleet, van zodra het naar een archiefinstelling wordt overgebracht. De archiefvormer heeft bijvoorbeeld voor de overbrenging naar het archief al diverse stukken vernietigd, of deze zijn zoekgeraakt of bij brand of wateroverlast verloren gegaan.

Het ene archief is het andere niet

Dit alles maakt het veel makkelijker om in korte tijd de belangrijkste kennis te vergaren die noodzakelijk kan zijn om met de betreffende archieftoegang en haar inventarisnummers uit de voeten te kunnen. Het voordeel is dus dat je hier niet meer zelf de historische of vakliteratuur voor hoeft in te duiken.

Een belangrijke kanttekening hierbij, is dat niet iedere archiefinstelling, of toch zeker de archivaris niet, de moeite heeft genomen om een uitgebreide, of überhaupt een historische achtergrond bij en van het archief en de archiefvormer op te maken. Dit verschilt enorm per archiefinstelling en toegang.

Conclusie

Als je eens in een archieftoegang aan het grasduinen of gericht aan het zoeken bent, kijk dan ook eens of er zo’n blokje of sectie met historische achtergrondinformatie te vinden is. Het maakt je zoekwerk vaak een stuk makkelijker en je hoeft in het beste geval zelf niet nog eens in de historische literatuur te duiken.