Losse familiefoto’s sorteren en archiveren, hoe doe je dat?
Van de week ontving ik een interessante vraag van Wim:
Dat vond ik een goede vraag. Want aangezien ik verwend ben met prachtige fotoalbums die mijn moeder met veel zorg heeft samengesteld, heb ik daar nooit zo bij stilgestaan hoe je losse familiefoto’s kunt sorteren en archiveren.
Koop mooie fotoalbums
Mijn eerste ingeving is: koop mooie (grote) fotoalbums, waar je de familiefoto’s (met kleine plakstickers) in kan plakken. Deze albums hebben schutbladen die je foto’s beschermen, en kan het album uiteindelijk toegankelijk in de boekenkast staan.
Maar je wilt natuurlijk niet alle foto’s door elkaar hebben, dus kom je terug op de basis: het sorteren van de familiefoto’s en het archiveren én digitaliseren in een Excel-bestand.
De basis
- Zorg dat je werkplek schoon en droog is, en dat je genoeg ruimte hebt voor het sorteerproces
- Je handen moeten schoon en droog zijn, je hoeft geen witte beschermingshandschoenen te dragen
- Zorg dat je enkele lege doosjes of bakjes hebt waar je de foto’s in kan sorteren
- Plak geen stickers achterop de foto’s, maar gebruik een zacht potlood (2B of zachter) om de foto’s te nummeren (zie verder). Je kunt ook een speciale archiefpen gebruiken. Er bestaan pennen (zoals de Pigma Micron of speciale fotopennen) met pigmentinkt die zuurvrij is en niet doorbloedt.
Voor de volgende stappen ga ik ervan uit dat je weet wie de personen op de foto’s zijn, anders maak je een aparte stapel met ‘onbekende personen’.
Maak verschillende stapeltjes
Om je berg met losse familiefoto’s te sorteren, maak je verschillende stapels.
- Begin met het grof sorteren op vaderskant en moederskant – leg de foto’s in hun eigen doos of box
- Vervolgens splits je die twee stapel op familietak / familienamen – ook hier maak je aparte dozen of boxen van
- Daarna sorteer je op tijdsperiode: 19 eeuw / 1900-1920 / 1920-1940 / 1940-1960 / 1960-1980
- Als de tijdsperiode lastig is te bepalen, sorteer dan op gebeurtenis zoals portret, bruiloft, feest, binnen, buiten
Koppelen met een Excel-bestand
Vervolgens bepaal je de structuur voor het digitaliseren in Excel. Je kunt de basis leggen op de familie achternamen, maar ik adviseer om het per tijdsperiode en nummering te doen, en dan pas te splitsen op achternaam.
Als je minder dan 1000 foto’s hebt, maak dan de nummerreeks als 001, zo kan je tot 999 foto’s nummeren. Als je meer dan 1000 foto’s hebt, maak dan de reeks als 0001, want zo kan je nummeren tot 9999 foto’s.
Vervolgens maak je een Excel-bestand aan met de onderstaande kolommen. Zodra je het nummer bepaalt, schrijf je het FotoID op de achterkant van de foto en leg je hem in de definitieve doos of box, of plak hem in een album (het allerbeste).
| Bestandsnaam = ID + jaar + namen | Pers | Locatie | Gebeurtenis | Omschrijving | Doos/Album |
|---|---|---|---|---|---|
| 0001-1940 DannenburgME | 1 | Dam, Amsterdam | Lopend op straat | Zw-w, duidelijke vrolijke foto | Doos 1 of Album 1 |
| 0002-1922 LippensW | 1 | Park, Amsterdam | In kinderwagen | Zw-w, baby, wazige foto | Doos 2 of Album 2 |
| 0003-1896 vanEunenW | 1 | Studio, Amsterdam | Poseren | Zw-w, baby met mandje | Doos 3 of Album 3 |
| 0004-1920 LippensMJCF x MorisonWH | 2 | Studio, Amsterdam | Poseren | Zw-w, huwelijksfoto | Doos 2 of Album 2 |
Zodra je de foto in de Excel tabel toevoegt, schrijf je op de achterkant van iedere foto het FotoID, op die manier kan je de foto terugvinden in je Excellijst.
FotoID chronologisch of niet?
De volgorde van de FotoID’s hoeven niet opvolgend te zijn, het doel is dat de foto’s genummerd zijn. Als je het fijner vindt om dit wel chronologisch te doen, dan kan je ervoor kiezen om het jaartal – mits je dat weet – voor het ID te zetten. Dus dan krijg je 1940-0001, 1943-0002, 1896-0004. Voordeel is dat je de foto’s per decennium goed kan sorteren, nadeel is dat je nummering wat onoverzichtelijk wordt. Want je kunt namelijk meerdere foto’s in een bepaald jaar hebben, maar nooit meerdere foto’s met hetzelfde ID-nummer, want dat is namelijk altijd uniek.
Met dit soort projecten zijn er meerdere manieren van het opzetten mogelijk. Belangrijk is dat je een goede basis maakt wat voor jou goed werkt, want achteraf wijzigen kost ontzettend veel tijd.
Ik hoop dat deze opzet jou gaat helpen om je losse familiefoto’s te sorteren en archiveren. Heb jij het anders aangepakt en werkt dat voor jou? Ik hoor het graag van je!
Zoek op Yory.nl