Tip: Download tegelijk alle scans van één inventarisnummer

sneller bladeren en nog veel meer

tip

Gouden tip: Alle scans van één inventarisnummer tegelijk downloaden — Bron: voorbeeld van een archiefpagina

Tip: Download tegelijk alle scans van één inventarisnummer

Wellicht heb je deze handige functionaliteit al ontdekt: bij sommige archiefinstellingen kan je namelijk heel makkelijk alle scans van één inventarisnummer tegelijk downloaden. Je hoeft ze dus niet meer één voor één te downloaden, als je alle scans op je computer wil hebben.

Voor de een klinkt dit heel vanzelfsprekend, maar een ander vraagt zich misschien af wat hiervan nou precies de toegevoegde waarde is. Waarom zou je alle scans van één inventarisnummer willen downloaden?

Met AI zoeken in niet-geïndexeerde bronnen

Twee redenen. Een eerste, mogelijk onbekende, maar erg interessante reden, is het gebruik van AI. Veel archiefbronnen zijn namelijk al wel gescand, maar nog niet geïndexeerd (dus niet doorzoekbaar). Wil je in zo’n gedigitaliseerde bron iets of iemand terugvinden, dan zal je moeten bladeren.

Óf je maakt gebruik van AI. Met bepaalde AI-applicaties, zoals NotebookLM van Google, kan je gemakkelijk zoeken in gedigitaliseerde, maar niet geïndexeerde bronnen. Als je de scans van een heel inventarisnummer downloadt, dan ontvang je ze doorgaans als PDF-bestand in je mail of op je computer.

Deze PDF-bestanden kan je vervolgens in een AI-applicatie uploaden. Daarna geef je de AI-applicatie de opdracht om in de PDF met scans van het betreffende inventarisnummer naar een specifieke naam te zoeken. De applicatie geeft je vervolgens een overzicht van de personen met die naam die op de scans voorkomen en op welke pagina’s van de PDF je ze kan vinden.

Sneller bladeren

Een andere, maar zeker niet onbelangrijke reden, is dat je soms sneller kan bladeren in een PDF, dan in een archiefsysteem. Wellicht heb je het zelf al eens gemerkt dat het soms lang duurt voordat de volgende scan wordt geladen.

Dit probleem van vrij traag ladende scans doet zich onder meer voor bij het archiefsysteem dat de meeste provinciale archieven gebruiken. Wil je toch snel door hun scans bladeren, dan is het soms makkelijker om alle scans van één inventarisnummer te downloaden.

Hoe werkt het?

Het downloaden van alle scans van één inventarisnummer is relatief gemakkelijk. Om dit te doen, moet je eerst weten van welk inventarisnummer je alle scans wil downloaden. Zoek dit inventarisnummer op in het archiefsysteem.

Zodra je het inventarisnummer hebt gevonden, open je een willekeurige scan. Afhankelijk van het type archiefsysteem vind je in het scherm met de scans ergens een knop om de scans te downloaden. Als de archiefinstelling de mogelijkheid heeft geactiveerd om het gehele inventarisnummer te downloaden, dan zie je twee downloadmogelijkheden.

Waar kan dat?

Bij verschillende archiefinstellingen bestaat inmiddels de mogelijkheid om alle scans van één inventarisnummer tegelijk te downloaden. Is die mogelijkheid er nog niet? Mail dan de archiefinstelling met de vraag of ze je alle scans van een specifiek inventarisnummer kunnen sturen. Sommige archiefinstellingen doen dat graag voor je.