Bewaar aktes voor je stamboom in de cloud
Zoals je misschien al weet ben ik een groot voorstander van het delen van documenten bij stamboomonderzoek. Al mijn aktes kan je vinden op mijn OneDrive, waar ik vanaf iedere plek toegang toe heb. Maar hoe zet je zoiets eigenlijk op, en vooral waar?
De voordelen van digitale documenten in de cloud
Het bewaren van je digitale aktes en documenten in de cloud heeft ontzettend veel voordelen. Tegenwoordig zijn er tal van diensten waar je belangrijke bestanden veilig en georganiseerd kan opslaan. Want ook in de cloud kan je mappen maken, waarmee je net als op je computer een goed overzicht van je aktes hebt. Bovendien kun je met een gedeelde link eenvoudig bestanden delen met anderen, zonder gedoe met grote e-mailbijlagen.
Een van de grootste voordelen van de cloud is dat je vanaf iedere plek toegang hebt tot je documenten. Vooral als je met anderen samenwerkt aan een stamboom, is het superhandig om met die anderen een actuele en up-to-date toegang te hebben tot dezelfde bestanden. Je hoeft dan niet langer meer aktes heen-en-weer te mailen – met alle beperkingen van dien – of afhankelijk te zijn van een specifieke computer.
Pas op met synchronisatie
Maar het gebruiken van een online cloud dienst kent ook enkele risico’s. Want zodra iemand (of jijzelf) documenten uit die cloudmap zou verwijderen, dan wordt deze wijziging bij iedereen die toegang heeft tot die map, direct gesynchroniseerd. Weg is dan ook echt weg. Tenzij de dienst een “Verwijderde items” map biedt, echter heeft die ook een maximum bewaartermijn.
‘De beste manier om iets te bewaren is door het te delen.‘
Om die reden adviseer ik altijd om een back-up te maken van die gedeelde cloudmap, zodat er geen documenten verloren kunnen gaan. Deze back-up kan je maken op je lokale computer, en nog beter, óók op een externe harde schijf. Als je er een routine van maakt om dit wekelijks te doen, dan voorkom je dat er waardevolle documenten verloren gaan. Zo’n back-up kan je periodiek automatisch laten uitvoeren met software zoals SyncBack of GoodSync.
Voor welke cloud opslag kies je?
Persoonlijk heb ik veel onderzoek gedaan naar verschillende cloud diensten. Gelukkig is de beveiliging hiervan tegenwoordig sterk verbeterd, zowel met encryptie als tweestapsverificatie als standaardopties. OneDrive is ideaal als je Windows gebruikt, en Google Drive heeft een naadloze integratie met Gmail en zijn andere diensten. Ook zijn Dropbox, pCloud en Sync goede opties.
Vaak bieden deze diensten een gratis account, maar al snel loop je tegen een opslaglimiet aan. Daarom is een upgrade zeker aan te raden, ook omdat je dan toegang krijgt tot meerdere (beveilgings)tools. De tarieven zijn zeer schappelijk, zeker als je per jaar kiest.
In Europa of de VS?
Als je een stap verder wil gaan in het gebruik van een clouddienst, bepaal dan ook of je je documenten op een Europese of Amerikaanse server wil bewaren. Nu is dat voor aktes en documenten voor een stamboom niet zo relevant, maar wel als je ook privédocumenten in de cloud wil opslaan. Denk aan een scan van je paspoort, rijbewijs, financiële gegevens of je foto verzameling. Als je deze gegevens privé wil houden, kies dan voor een dienst die de “General Data Protection Regulation (GDPR)” hanteert, zoals pCloud en Sync.
In dit artikel ga ik niet dieper in op de technische aspecten van een cloud dienst. Als je daar meer over wil weten, Google dan b.v. op “OneDrive Pros Cons“.
Hoe geef je een ander toegang?
Als je alles hebt ingericht komt het moment om een ander toegang te geven tot jouw cloudmap. In het algemeen geldt:
- Login op je account (online)
- Selecteer de map die je wil delen
- Klik op de drie puntjes naast de map en kies voor “Delen”
- Kies voor “Delen via e-mail” als je een specifiek iemand toegang wil geven
- Of kies voor “Delen via link” als je meerdere mensen toegang wil geven via één link
- Bepaal de machtigingen die je wil toekennen: “Alleen lezen” of “Bewerken” (zodat de ander wijzigingen in de map mag maken)
- Klik op “Uitnodigen” of “Link maken” om het proces te voltooien.
- Als je iemand uitnodigt, zal diegene een e-mail bericht ontvangen, maar bij een “Link maken” moet jezelf de link verspreiden.
Je kunt te allen tijde de toegang weer intrekken of aanpassen.
Pop-up notificaties
Tip: stel pop-up notificaties in op je computer. Want zodra een ander een nieuwe akte in de gedeelde map toevoegt, krijg je daar direct een melding van te zien op je scherm. Zo blijf je goed up-to-date over de verzameling aktes voor je stamboom.
Hulp nodig?
Lukt het niet? Vraag dan hulp aan de Yory Stamboom Helpdesk.
Lees ook
Bewaar de aktes voor je stamboom in de cloud
