Genealogie en de AVG: Download hier de toestemmingsverklaring
Het vastleggen van je familiegeschiedenis is een prachtige hobby, maar als genealoog krijg je onvermijdelijk te maken met de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Deze wet is van toepassing sinds 25 mei 2018, waarbij alle organisaties én particulieren die structureel persoonsgegevens verwerken (zoals bij genealogisch onderzoek) aan de AVG-regels moeten voldoen.
Dit betekent dat zodra je in je stamboom gegevens van nog levende personen verwerkt of publiceert, je wettelijk verplicht bent om hiervoor een goede rechtsgrond te hebben. In de praktijk is een expliciete, schriftelijke toestemming de veiligste weg die je kunt bewandelen.
De voordelen van een schriftelijke toestemmingsverklaring
Door een toestemmingsverklaring te gebruiken creëer je niet alleen rechtszekerheid voor jezelf, maar ook voor je familieleden en betrokkenen. Voor jou als onderzoeker is het je bewijslast: je kunt hiermee zwart-op-wit aantonen dat je voldoet aan de AVG-regels. Voor je familielid biedt het formulier helderheid over welke gegevens je precies gebruikt en waar je ze publiceert, of dat nu in een besloten archief is of op een website. Dit schept vertrouwen en voorkomt vervelende discussies achteraf.
Jouw plicht om te informeren en toestemming te vragen
Volgens de AVG moet toestemming “vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig” zijn. Door dit formulier te laten invullen, voldoe je aan je informatieplicht. Je legt hiermee duidelijk uit wat de rechten van de ander zijn, zoals het recht op inzage of rectificatie. Maar het belangrijkste is dat je laat zien dat de ander de toestemming altijd weer kan intrekken en dat jij daar dan gehoor aan geeft.
Als je gegevens publiceert zonder dat je daar toestemming voor hebt, handel je onrechtmatig. De gevolgen daarvan kunnen best groot zijn:
- Juridische problemen: Bij een klacht kan de Autoriteit Persoonsgegevens ingrijpen.
- Alle betreffende informatie moeten verwijderen: Als iemand geen toestemming geeft of deze intrekt, ben je verplicht om alle gegevens direct te wissen of te anonimiseren. Dit kan betekenen dat je een website offline moet halen of een familieboek moet aanpassen.
- Ruzie in de familie: Privacygevoelige info die ongewenst online staat, kan leiden tot blijvende schade aan familierelaties.
Het intrekken van toestemming werkt niet met terugwerkende kracht, maar dwingt je wel om direct actie te ondernemen voor de toekomst. Gebruik daarom altijd dit formulier; het is je juridische basis voor een integer stamboomonderzoek.
Download hier de AVG toestemmingsverklaring
Download hier de toestemmingsverklaring als Word of PDF bestand, en vul hem zelf in met de juiste gegevens.
Lees ook
Genealogie en de AVG: Download hier de toestemmingsverklaring
