Gebruik een logboek voor je stamboomonderzoek

Gebruik een logboek voor je stamboomonderzoek

Eén van de belangrijkste dingen bij een onderzoeksproces – bij welke branche of onderzoek dan ook – is dat je het goed documenteert. Als je dit niet doet, zal je veel tijd verliezen omdat je acties dubbel gaat uitvoeren, én heb je geen overzicht van wat je al hebt gedaan.

Nu ben ik een grote fan van productieve gadgets, maar voor een logboek om je stamboomonderzoek bij te houden hoeft het niet zo ingewikkeld te zijn. Al eerder schreef ik een artikel met het advies om notities in het persoonsprofiel bij te houden en hier tips om actiepunten te maken, maar het bijhouden van een logboek gaat een grote stap verder.

Het voordeel van een logboek

De voordelen van een logboek waarin je het onderzoeksproces voor je stamboom kan bijhouden zijn groot. Want hiermee:

Met deze checklist kan je ook je aktes inzichtelijk maken, maar een logboek gaat dieper. Hiermee kan je namelijk je handelingen, doelen, bronnen en resultaten in kolommen tekstueel omschrijven.

Denk niet dat het bijhouden van je logboek veel tijd kost. Integendeel. Door je acties te documenteren win je al op korte termijn ontzettend veel tijd.

Hoe zet je een logboek op?

Goed nieuws: vrijwel alle opties om een logboek te starten zijn gratis. Er is een brede keuze uit technische mogelijkheden:

Dit zijn enkele voorbeelden, er zijn nog tal van andere programma’s.

Oké, een logboek is dan wel tijdbesparend, maar als je niet zo bekend bent met bovenstaande opties, zul je in het begin daar wel wat tijd in moeten steken om de mogelijkheden te leren kennen. Mijn advies is daarom om te beginnen met Google Keep of OneNote, die zijn het laagdrempelig en toegankelijk.

Tip: Zorg er voor dat je voor al je bestanden en accounts een goed back-up systeem hebt. 

Hiërarchische structuur

Als je kiest voor een tool als OneNote, zorg dan voor een duidelijke hiërarchische structuur. In de begeleidende afbeelding geef ik twee voorbeelden in één afbeelding, namelijk:

in dit voorbeeld staan alle personen onder Lippens, maar die zouden eigenlijk versleept moeten worden naar de bijbehorende sectie per achternaam, zodat je daar alle personen (pagina’s) met dezelfde achternamen hebt. Ik heb dit zo opgezet om je te laten zien wat de mogelijkheden zijn.

Je kunt er ook voor kiezen om de sectie in te delen in mannen, vrouwen en kinderen. Of bloedlijn en aangetrouwd. Of Nederland en België. Zolang het maar voor jou goed werkt.

Wat staat er in je logboek?

Zorg ervoor dat je logboek de volgende kolommen bevat (als in een tabel):

1 – Datum van je onderzoeksactie

Een belangrijker pijler in je logboek is de datum van je onderzoeksactie. Omdat archieven zich blijven uitbreiden, kan bepaalde informatie ineens beschikbaar komen. Als je weet wanneer en waar je al hebt gezocht, scheelt dat tijd omdat je dan alleen nog maar de nieuwe bronnen hoeft te raadplegen. Hiermee kan je dan ook beter bepalen wanneer je een nieuwe poging gaat doen (al dan niet ingesteld als geplande herinnering).

2 – Bronvermelding

Bronvermeldingen zijn niet alleen belangrijk in je stamboom zelf, maar cruciaal voor je logboek. Vermeld dus de bron zoals de naam van het archief, document, website of andere stamboom. Het kan uiteindelijk een foute bron zijn, maar dan heb je dat in ieder geval wel genoteerd.

3 – URL van de bron

Als het een online bron betreft, kopieer dan de URL in een aparte kolom (in het woord LINK). Hierdoor kan je later met één klik naar de bron teruggaan.

4 – Plaatsnaam van onderzoek

Als je veel voorouders zoekt in een bepaalde plaats of dorp, dan is het vermelden van de plaatsnaam nuttig. Want als je bijvoorbeeld met OneNote werkt en je doet een zoekopdracht naar Utrecht, dan verschijnen alle personen die iets met Utrecht te maken hebben. Als je toch in die bron aan het zoeken bent, dan is het handig om die andere personen ook meteen te onderzoeken.

5 – Doel

Wat zoek je van die persoon? Doop, geboorte, huwelijk, scheiding, overlijden, begraven? Hou dit kort en bondig.

6 – Aantekening

Vermeld in de aantekening zoveel mogelijk details over je actie. Noteer alles, ook waarvan je denkt dat dat niet relevant zal zijn, je weet maar nooit. Andere handige aantekeningen zijn een samenvoeging van gemeentes, wijziging van een plaatsnaam of straatnaam, hernummering van huisnummers.

7 – Resultaat

Wat was het resultaat van je actie op die dag?

8 – Nog doen

Omschrijf wat je wil doen voor de volgende poging. Als bepaalde archieven openbaar worden op een datum, vermeld dan die datum. Geef jezelf ook toekomstige tips over frustraties die je nu bent tegengekomen.

Informatie buiten de tabel

De informatie die niet in de tabel hoort maar wel handig kan zijn, is een regel met:

Hiermee ga ik er wel vanuit dat je een document per persoon hebt aangemaakt, zie de afbeelding als voorbeeld.

Overzichtelijk houden

Zodra je een feit hebt gevonden, is de verleiding groot om die gegevens te verwijderen uit je logboek. Maar het heet niet voor niets een logboek. Dus mijn advies is om deze notities wel te bewaren. Om het overzichtelijk te houden kan je die afgeronde regels naar onderen van de tabel (of je document) verplaatsen zodat ze uit je actieve beeld zijn.

Conclusie

Kortom, met een logboek voor je stamboomonderzoek maak je een professionele stap om je voorouders nog sneller, overzichtelijker en beter in kaart te brengen. Dus wanneer ga jij hiermee starten?

Ik heb al een basisopzet voor je gemaakt in OneNote, met enkele achternamen en personen als voorbeeld. Deze kan je als file downloaden en dan openen in OneNote (of dubbelklikken).