5-stappenplan om archiefstukken te vinden
Bij het doen van onderzoek naar je familiegeschiedenis is het lang niet altijd duidelijk hoe je bepaalde archiefstukken kunt vinden. Laat staan hoe je achter bepaalde feiten of informatie kan komen, welke archiefstukken je nodig hebt en hoe je deze archiefstukken kan raadplegen.
Daarbij is het overgrote deel van de archiefstukken nog niet gedigitaliseerd, laat staan geïndexeerd. Je zal dus in veel gevallen naar de studiezaal van een archief moeten gaan om iets te kunnen vinden.
Om de historisch onderzoeker op weg te helpen, hebben wij een uitgebreid stappenplan gemaakt met een zestal voorbeelden in Nederland en Vlaanderen.
Het stappenplan bestaat uit vijf stappen en begint uiteraard met de vraag wat jij als onderzoeker graag zou willen weten. Dit stappenplan leidt je vervolgens door nog vier andere stappen om je zo de juiste archiefstukken te laten raadplegen. Het stappenplan is als volgt.
Stap 1: Wat wil ik weten?
Het meest belangrijke om mee te beginnen is uiteraard om te definiëren wat je graag te weten zou willen komen. Is dat bijvoorbeeld een doopdatum, een rechtelijke uitspraak, een inschrijving in het gevangenisregister of de doodsoorzaak van een voorouder? Of zoek je wellicht het adres van je oudoom of militaire gegevens van de broer van je betovergrootvader? Het is belangrijk om vooraf goed helder te hebben wat je precies wil weten, zodat je bij de juiste archiefstukken terechtkomt.
Stap 2: In wat voor archiefstuk vind ik dat?
Vervolgens dien je je goed af te vragen in wat voor (type) archiefstuk je deze informatie zal gaan vinden. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat dit beslist de moeilijkste stap van de vijf is. Het is zeker niet altijd duidelijk welke informatie je in welke stukken kan vinden en welke archiefstukken er überhaupt allemaal (bewaard) zijn. Soms spreekt het voor zich. Bijvoorbeeld dat je een doopdatum in een parochieregister vindt of de levering van een huis in een notariële akte vindt.
Soms is het minder vanzelfsprekend, in dat geval kan het handig zijn om op internet eens rond te kijken of je meer informatie kan vinden over welke archiefstukken nuttig zijn om de informatie te vinden. Ook kan een archiefmedewerker behulpzaam zijn of je kan je vraag op een stamboomforum stellen.
Stap 3: Waar vind ik deze archiefstukken?
Belangrijk om vooraf duidelijk te hebben is bij welke archiefinstelling de archiefstukken van stap 2 bewaard worden. In dit stappenplan onderscheiden we twee betekenissen van het begrip “archief”:
- enerzijds “archief” in de zin van een archiefinstelling of archiefbewaarplaats, hiervoor gebruiken we in dit stappenplan het begrip “archiefinstelling”,
- 5-stappenplan om archiefstukken te vindenanderzijds “archief” in de zin van het archief (een verzameling van documenten dus) van een vereniging, een gemeente, een kerk of andere organisatie, hiervoor gebruiken we in dit stappenplan het begrip “toegang”.
Om de vraag te kunnen beantwoorden bij welke archiefinstelling de archiefstukken van de vorige stap bewaard worden, moet je je afvragen wat voor type archiefinstellingen er zijn en wat voor stukken daar bewaard worden. Dit is in Nederland en België uitdrukkelijk niet hetzelfde.
Ter verduidelijking zijn hieronder twee uitgebreide tabellen opgenomen.
Archiefinstellingen in Nederland
| Soort archiefinstelling | Soort archiefstukken | Archiefinstellingen |
|---|---|---|
| Nationaal Archief | Archiefstukken met (inter)nationale thema’s: militaire stamboeken, stukken van de Hoge Raad, stukken van voormalige kolonies, Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR) | Nationaal Archief |
| Rijksarchief in de provincie (voormalig) | Archiefstukken met provinciale thema’s en thema’s die van arrondissementen afhankelijk zijn: de rechtspraak (kantongerechten, rechtbanken en gerechtshoven), het kadaster, de kamer van koophandel, het provinciebestuur en voor bepaalde provincies de militaire rechtspraak (krijgsraad) | Brabants Historisch Informatie Centrum, Historisch Centrum Limburg, Zeeuws Archief, Het Utrechts Archief, Het Flevolands Archief, Gelders Archief, Drents Archief, Groninger Archieven, Tresoar, Noord-Hollands Archief, Collectie Overijssel, Nationaal Archief (als provinciaal archief voor de provincie Zuid-Holland) |
| Gemeentearchief, stadsarchief, streekarchief, regionaal historisch centrum (RHC) | Archiefstukken met gemeentelijke thema’s: het gemeentebestuur (de burgerlijke stand, militieregisters, volksgezondheid, openbare orde, politie), verenigings- en persoonsarchieven, archieven van parochies en kerkgemeenten | O.a. Regionaal Archief Tilburg, Rijckheyt, Streekarchief Goeree-Overflakkee, Gemeentearchief Sluis, Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, Groninger Archieven (voor bepaalde gemeenten), Drents Archief (voor bepaalde gemeenten), Regionaal Archief Alkmaar |
| Waterschapsarchief | Archiefstukken die de organisatie en uitvoering van waterschappen betreffen: het waterschapsbestuur, kaarten, tekeningen | O.a. Hoogheemraadschap van Rijnland, Waterschap Rijn en IJssel, Waterschap Vechtstromen |
Archiefinstellingen in België
| Soort archiefinstelling | Soort archiefstukken | Archiefinstellingen |
| Rijksarchief in België | Archiefstukken met (inter)nationale, provinciale en gemeentelijke thema’s: het gemeentebestuur (de burgerlijke stand, militieregisters, volksgezondheid, openbare orde, politie), het provinciebestuur (enkel stukken van meer dan 30 jaar oud), het waterschapsbestuur, de rechtspraak, het kadaster, archieven van parochies en kerkgemeenten | O.a. Algemeen Rijksarchief, Rijksarchief te Hasselt, Rijksarchief te Antwerpen, Rijksarchief te Gent |
| Provinciaal archief | Archiefstukken met provinciale thema’s (voor zover niet bij het rijksarchief ondergebracht): het provinciebestuur, het gemeentebestuur (enkel van West-Vlaamse gemeenten) | Provinciaal archief Limburg, Provinciaal archief Vlaams-Brabant, Provinciaal archief West-Vlaanderen, Provinciaal archief Oost-Vlaanderen, Departement Logistiek provincie Antwerpen |
| Stadsarchief | Archiefstukken met gemeentelijke thema’s (voor zover niet bij het rijksarchief ondergebracht): het gemeentebestuur (de burgerlijke stand, militieregisters, volksgezondheid, openbare orde, politie), verenigings- en persoonsarchieven, archieven van parochies en kerkgemeenten | O.a. Stadsarchief Mechelen, Stadsarchief Gent, Trezoor, Stadsarchief Hasselt, Den Ast, Stadsarchief Turnhout |
Stap 4: Hoe vind ik deze archiefstukken?
Zodra je hebt gevonden bij welke archiefinstelling je de betreffende archiefstukken kan vinden, ga je in het archiefsysteem (in Nederland “archievenoverzicht” genoemd, o.a. via Archieven.nl te raadplegen) op zoek naar de juiste toegang (“inventaris” en “archief”) waar deze archiefstukken in ondergebracht zijn.
Om ter verduidelijking een voorbeeld te geven, is dit:
- voor parochieregisters na 1811 een toegang als “Parochie Herderen”,
De benamingen variëren per archiefinstelling, dus ben je daar ook bewust van.
Het zoeken met zogeheten “wildcards” kan het zoeken makkelijker maken. Bijvoorbeeld “Gemeente* Tilburg” zoekt dan naar zowel “Gemeente Tilburg” als “Gemeentebestuur Tilburg”. Heb je eenmaal de juiste toegang gevonden, ga dan binnen deze toegang op zoek naar het juiste inventarisnummer (het nummer van de specifieke archiefstukken).
In veruit de meeste gevallen zijn toegangen gerubriceerd of geordend op onderwerpen met een trapsgewijze opmaak, waarbij je alle onderdelen één voor één open kan klikken. In sommige gevallen is een toegang nog niet opgemaakt of enkel op papier (in de studiezaal) te raadplegen.
Stap 5: Hoe raadpleeg ik deze archiefstukken?
De laatste en uiteraard leukste stap is het raadplegen van deze archiefstukken. Heb je eenmaal het betreffende inventarisnummer van de archiefstukken gevonden, dan kan je overgaan tot raadpleging van deze stukken. In sommige gevallen betreft het gedigitaliseerde stukken en dan kan je ze direct op je scherm raadplegen.
In andere gevallen kan je de stukken niet vanachter je scherm raadplegen. Dan zal je deze stukken in de studiezaal van de betreffende archiefinstelling moeten raadplegen. Hiertoe noteer je in ieder geval het nummer van de toegang (“inventaris” of “archief” genoemd) en het betreffende inventarisnummer. Eventueel kan je ook nog voor jezelf noteren wat je in deze stukken precies wil opzoeken.
Van tevoren aanvragen
Bij sommige archiefinstellingen kan je de stukken een aantal dagen van tevoren aanvragen. Mail deze archiefinstelling dan met de mededeling dat je op een zekere datum bepaalde archiefstukken wil raadplegen en vermeld hierbij het nummer van de toegang en het inventarisnummer. Als dit geen mogelijkheid is, dan kan je bij het bezoeken van de studiezaal aan de archiefmedewerker het nummer van de toegang en het betreffende inventarisnummer doorgeven. Deze medewerker haalt dan voor jou ter plekke de stukken op.
Niet onbelangrijk om te weten is dat je in Nederland bij sommige archieven een (gratis) verzoek tot digitalisering in kan dienen. Dit heet “scannen op verzoek” of “scanning on demand”. Eenmaal een verzoek ingediend kan je na 3 of na 6 weken de stukken vanachter je scherm raadplegen.
Voorbeelden van dit stappenplan
Uitlegvideo
Niet alleen bieden we dit 5-stappenplan aan de hand waarvan je zelf in de archieven onderzoek kan doen. Ook hebben we een handige uitlegvideo van net geen half uur, waarin we je de basis van archiefonderzoek stap voor stap uitleggen. Hierin gaan we in op belangrijke begrippen en de structuur van het archiefwezen en laten we zien hoe je aan de hand het 5-stappenplan zelf aan de slag gaat.
Lees ook
5-stappenplan om archiefstukken te vinden
Zoek op Yory.nl